কাজের ডকুমেন্ট, ব্যাকআপ, স্ক্রিনশট, পিডিএফ কিংবা এলোমেলো ডাউনলোড—গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করতে করতে কখন যে স্টোরেজ বার ধীরে ধীরে ভরে যায়, তা টেরই পাওয়া যায় না। যেহেতু গুগল ড্রাইভের স্টোরেজ Gmail এবং Google Photos-এর সাথে শেয়ারড, তাই খুব দ্রুতই স্ক্রিনে ভেসে ওঠে সেই পরিচিত সতর্কবার্তা—“Storage almost full”। আর ঠিক তখনই গুগল আপনাকে ঠেলে দেয় Google One-এর পেইড প্ল্যান কেনার দিকে।
তবে টাকা খরচ করার আগে একবার ভাবুন—আসলেই কি আপনার বাড়তি স্টোরেজ কেনার প্রয়োজন আছে, নাকি শুধু একটু পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা দরকার? একজন অভিজ্ঞ ব্যবহারকারীর মতে, পেইড প্ল্যানে যাওয়ার আগে একটি ছোট কিন্তু কার্যকর ক্লিনআপ রুটিন অনুসরণ করলে বিনামূল্যেই মাসের পর মাস স্বস্তিতে থাকা যায়। চলুন জেনে নিই সেই পদ্ধতিগুলো।
প্রথমে স্টোরেজ ব্রেকডাউন দেখুন
কোনো ফাইল ডিলিট করার আগে প্রথমেই দেখে নিন আসলে স্টোরেজ কোথায় খরচ হচ্ছে। মনে রাখবেন, গুগলের স্টোরেজ শুধু ড্রাইভেই সীমাবদ্ধ নয়—এর মধ্যে Gmail, Google Photos, ডিভাইস ব্যাকআপ এবং আরও নানা অ্যাপ্লিকেশনও অন্তর্ভুক্ত থাকে।
তাই সরাসরি ফোল্ডার ঘাঁটাঘাঁটি না করে চলে যান Google One ওয়েবসাইটে। সেখানে সহজ একটি চার্টে দেখা যাবে ড্রাইভ, জিমেইল ও ফটোজ আলাদা আলাদাভাবে কত গিগাবাইট স্টোরেজ দখল করে রেখেছে। যে ক্যাটাগরি সবচেয়ে বেশি জায়গা নিয়েছে, ঠিক সেখান থেকেই কাজ শুরু করুন। ফটোজ যদি ৮০% স্টোরেজ দখল করে থাকে, তাহলে ড্রাইভ নিয়ে সময় নষ্ট করার দরকার নেই।
সাইজ অনুযায়ী ফাইল সাজিয়ে বড় ফাইলগুলো মুছুন
ড্রাইভেই সমস্যা আছে বোঝার পর, ফোল্ডারে ফোল্ডারে ঘুরে সময় নষ্ট না করে ডেস্কটপে Google Drive খুলে Storage অপশনে ক্লিক করুন। এতে ফাইলগুলো স্টোরেজ ব্যবহারের ক্রম অনুযায়ী সাজানো দেখা যাবে। সাধারণত এখানে পুরনো স্ক্রিন রেকর্ডিং, ভিডিও ফাইল, ডুপ্লিকেট এক্সপোর্ট (বিশেষ করে পিডিএফ) কিংবা পুরনো প্রজেক্টের জিপ ফাইল খুঁজে পাওয়া যায়।
ভিডিও ফাইলই সাধারণত সবচেয়ে বেশি জায়গা দখল করে। প্রয়োজনীয় হলে সেগুলো এক্সটারনাল হার্ড ড্রাইভে সরিয়ে ড্রাইভ থেকে মুছে ফেলুন। জিপ ফাইলও একটি বড় স্টোরেজ ফাঁদ—এগুলোতে সাধারণত প্রজেক্ট ব্যাকআপ বা ডিজাইন অ্যাসেট থাকে, যা এক্সট্র্যাক্ট করার পর অন্য কোথাও সেভ করে রাখা হয়। তাই তালিকার ওপরের দিকে জিপ ফাইল দেখলে যাচাই করে অপ্রয়োজনীয়গুলো ডিলিট করে দিন।
সাইজ অনুযায়ী সাজালে ডুপ্লিকেট ফাইলও সহজে চোখে পড়ে, যা সাধারণ ফোল্ডার ভিউতে বোঝা কঠিন। প্রতিটি ভার্সন জমিয়ে না রেখে শুধু চূড়ান্ত কপিটি রেখে বাকিগুলো মুছে ফেলুন। ভার্সন হিস্ট্রি প্রয়োজন হলে নতুন ফাইল তৈরি না করে Google Docs-এর বিল্ট-ইন রিভিশন ট্র্যাকিং ব্যবহার করাই ভালো।
ট্র্যাশ ফোল্ডার খালি করতে ভুলবেন না
গুগল ড্রাইভে কোনো ফাইল ডিলিট করলেই সাথে সাথে স্টোরেজ খালি হয় না। ডিলিট করা ফাইল ৩০ দিন পর্যন্ত ট্র্যাশে জমা থাকে, তারপর স্থায়ীভাবে মুছে যায়। তাই ফ্রি ১৫ জিবি লিমিটের কাছাকাছি পৌঁছে ফাইল ডিলিট করলেও, ট্র্যাশ খালি না করলে আসলে কোনো জায়গাই ফাঁকা হয় না।
এজন্য বাঁ পাশের সাইডবার থেকে Trash-এ ক্লিক করুন, যেসব আইটেম মুছে ফেলতে চান তা সিলেক্ট করুন, ওপরের ট্র্যাশ ক্যান আইকনে ক্লিক করুন এবং Empty trash নির্বাচন করুন। যেহেতু স্টোরেজ গুগলের সব সার্ভিসের মধ্যে শেয়ারড, তাই Gmail-এর Trash ও Spam এবং Google Photos-এর Trash-ও একইসাথে খালি করে ফেলুন।
চোখের আড়ালে থাকা অরফান ফাইল মুছুন
গুগল ড্রাইভের সব ফাইল কোনো না কোনো ফোল্ডারে সাজানো থাকে না। কিছু ফাইল হয়ে যায় “orphaned” বা অভিভাবকহীন—অর্থাৎ এগুলো কোনো ফোল্ডারে না থেকেও স্টোরেজ দখল করে রাখে। সাধারণত ফোল্ডার ডিলিট করে কিছু ফাইল রেখে দিলে, শেয়ার করা ফোল্ডার ছেড়ে দিলে, বা প্রজেক্ট রিঅর্গানাইজ করার সময় আপলোড সরাতে ভুলে গেলে এমনটা ঘটে।
এসব ফাইল খুঁজে বের করতে গুগল ড্রাইভের সার্চ বারে টাইপ করুন is:unorganized owner:me। এতে আপনার মালিকানাধীন এমন সব ফাইল সামনে চলে আসবে, যেগুলো কোথাও গোছানো নেই। এই ফাইলগুলোর মধ্যে সাধারণত পুরনো পিডিএফ, র্যান্ডম ছবি বা পুরনো এক্সপোর্ট থাকে—প্রয়োজন না হলে ডিলিট করুন, নয়তো সঠিক ফোল্ডারে সরিয়ে নিন।
পুরনো ডিভাইসের ব্যাকআপও পরীক্ষা করুন
একাধিক অ্যান্ড্রয়েড ফোন ব্যবহার করে থাকলে, আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে পুরনো ডিভাইসের ব্যাকআপ জমা থাকতে পারে। প্রতিটি অ্যান্ড্রয়েড ফোন অ্যাপ ডেটা, কল হিস্ট্রি ও ডিভাইস সেটিংস ব্যাকআপ করে রাখে, এবং ফোন বদলালেও এই ব্যাকআপগুলো নিজে থেকে মুছে যায় না।
এই ব্যাকআপগুলো ড্রাইভের মূল ফাইল ভিউতে সরাসরি চোখে পড়ে না বলে সহজেই এড়িয়ে যাওয়া হয়, অথচ এগুলোও স্টোরেজ কোটার হিসাবে যুক্ত থাকে। এটি ঠিক করতে গুগল ড্রাইভে গিয়ে Storage-এ ক্লিক করুন, ওপরের ডান কোণায় Backups নির্বাচন করুন এবং কতগুলো ডিভাইস তালিকাভুক্ত আছে তা দেখুন। আর ব্যবহার না করা ফোনের ব্যাকআপ দেখলে সেগুলো মুছে ফেলুন।
সবসময় পেইড প্ল্যানের দরকার পড়ে না
Google One-এ আপগ্রেড করা মোটেই খারাপ সিদ্ধান্ত নয়, প্রয়োজনে তা যুক্তিসঙ্গতও বটে। তবে গুগল ড্রাইভের স্টোরেজ লিমিটে পৌঁছানো প্রায়ই আসলে একটি রক্ষণাবেক্ষণ সমস্যার ইঙ্গিত দেয়, বাড়তি জায়গার প্রকৃত অভাবের নয়।
ফাইল সাজানো, ট্র্যাশ খালি করা, পুরনো ডিভাইস ব্যাকআপ মোছা এবং অপ্রয়োজনীয় ফাইল সরিয়ে ফেলার মতো কয়েকটি সহজ ধাপ অনুসরণ করলেই বেশ কয়েক গিগাবাইট স্টোরেজ ফাঁকা করা সম্ভব। এই মনোযোগী ক্লিনআপ সেশনটি ক্লাউড স্টোরেজকে নিয়ন্ত্রণে রাখে এবং কেনার আগে আরও কয়েক মাস স্বস্তিতে থাকার সুযোগ দেয়।
শেষ কথা
পরের বার যখন গুগল ড্রাইভের “Storage almost full” নোটিফিকেশন দেখবেন, তখনই তাড়াহুড়ো করে পেইড প্ল্যান না কিনে আগে এই ছোট ক্লিনআপ রুটিনটি একবার চেষ্টা করে দেখুন। অনেক সময় সমস্যার সমাধান লুকিয়ে থাকে পুরনো, অপ্রয়োজনীয় আর ভুলে যাওয়া ফাইলগুলোর মধ্যেই—নতুন সাবস্ক্রিপশনে নয়।
আরও পড়ুন: গুগল ও অ্যান্ড্রয়েড সংক্রান্ত এমন আরও কার্যকর টিপস পেতে আমাদের সাথে যুক্ত থাকুন।